Integritetspolicy

Västsvenska Immaterialrättsklubben (VIRK), www.virk.se, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

De personuppgifter som vi behandlar är enbart de uppgifter som du har lämnat till oss direkt eller indirekt.

Medlemskap: När du ansöker om medlemskap i VIRK ingås ett avtal om medlemskap i föreningen. I samband med detta lämnar du oss ditt namn, e-postadress och arbetsgivare (organisation). Vi använder uppgifterna för att avtalet ska kunna uppfyllas, och använder även namnet på din arbetsgivare (utan koppling till just dig) på vår hemsida för att visa bredden på våra medlemmar. Uppgifterna bevaras tills medlemskapet upphör och alla skulder betalats.

Websida: På VIRKS hemsida anges bland annat namn och organisation avseende föreningens förtroendevalda, detta för att uppfylla avtalet om medlemskap (i enlighet med stadgarna) och det berättigade intresset att informera om föreningens förtroendevalda. Namn, telefon och email till VIRK:s kontaktperson finns också angivna under ”Kontakt Frågor”, detta för att underlätta kontakt med VIRK. Det finns även en info@virk.se dit epost kan skickas och där email-uppgifterna och -innehåll behandlas. E-posten gallras var 24 månad löpande.

Seminarier: I samband med marknadsföring av planerade seminarier behandlas föreläsarens namn, titel (och eventuellt kontaktuppgifter) efter föreläsaren gått med på att hålla sitt föredrag. Namn och titel anges i seminariets marknadsföring/inbjudan för att ge de intresserade läsarna information om föreläsaren. Dessa uppgifter bevaras i två år efter seminariet för att föreningen ska hålla reda på vilka ämnen och föreläsare som förekommit.
När du anmäler ditt intresse att delta på seminariet behandlar VIRK ditt namn och den eventuella organisation/arbetsgivare du tillhör, detta för att kunna uppfylla medlemskapsavtalet eller seminarieavtalet. Anmälningsuppgifterna bevaras tills betalning skett och seminariet passerat.
VIRK ger också möjlighet till den intresserade att anmäla matallergier vid de tillfällen seminariet kombineras med mat. Denna uppgift är s.k. särskild kategori (hälsa). Om du anmäler en matallergi behandlar VIRK den i samband med beställningen av mat, men raderar informationen direkt efteråt.
Vid seminariet finns ibland en deltagarlista tillgänglig för den intresserade i pappersform, detta som en service till medlemmarna som vill fortsätta samtalet efteråt. En lista skickas också runt bland de som dykt upp för att utröna deltagande i syfte att utvärdera närvaro bland de anmälda.

Betalningar: I samband med att medlemsavgift eller deltagaravgift betalas in registrerar bankerna dessa transaktioner i sina system. Om betalning skett från privatpersons konto utgör de personuppgift. VIRK behandlar uppgifterna genom att läsa sina kontouppgifter och stämma av mot avtalad avgift. Ingen annan behandling sker och uppgifterna finns enbart i bankens system och hanteras där enligt med deras rutiner.

Korrespondens: VIRK är en förening där dess förtroendevalda och organisatörer arbetar frivilligt och ofta genom egna eller arbetsgivarens epostkonton och system. VIRK betraktar dessa personer och deras organisationer som samarbetspartners som behövs för att alls möjliggöra VIRK:s verksamhet och uppfylla våra avtal med medlemmar och deltagare. Uppgifterna som kan förekomma i sådan epostkorrespondens behandlas i enlighet med lag och i vissa fall under biträdesavtal, exempelvis med vår email och webbleverantörer.

Gallring: Dina personuppgifter kommer behandlas till dess att de inte längre behövs för relationen med VIRK eller du begär att vi ska radera vissa uppgifter. Notera dock att vissa avtal och samspel mellan dig och VIRK kan förutsätta behandling av personuppgifter för att kunna genomföras eller bibehållas. Dina personuppgifter kan i enlighet med gällande lagstiftning komma att behandlas även efter att du begär att de ska raderas när detta är ett lagkrav, exempelvis bokföringslagen.

Säkerhet:

Enbart VIRK:s förtroendevalda, delegerade uppgiftstagare och i förekommande fall samarbetspartners, kan komma att ta del av dina uppgifter. Vi, och i förekommande fall våra samarbetspartners, har vidtagit flera säkerhetsåtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Brandväggar och antivirusprogram finns för att skydda och förhindra obehörig tillgång till vår information. Våra förtroendevalda har strikta instruktioner att hantera alla personuppgifter i enlighet med gällande lagar och regler. Endast vissa av våra förtroendevalda har tillgång till de system där personuppgifterna lagras och det krävs lösenord och användarnamn för att logga in i dessa system. Inga av dina uppgifter kommer överföras till tredje land om det kan undvikas. Om vissa leverantörer måste överföra dem till tredje land reglerar vi det fallet gentemot dem enligt biträdesavtal och gällande regler.

Rättigheter:

Om dina personuppgifter behandlas i strid med gällande lagstiftning har du rätt att begära att personuppgifterna rättas, begränsas eller raderas.

Om du vill ha information om dina personuppgifter eller anmäla begäran om åtgärd, ska du skicka en begäran till oss till kontaktadressen som anges på vår hemsida ”Kontakt Frågor”. Du kommer då få information vart du kan skicka din skriftliga begäran per post, den kan alltså av sekretesskäl inte verkställas direkt per email. Den skriftliga begäran ska vara undertecknad av dig och svar kommer skickas till din folkbokföringsadress.

Du har även rätt inge klagomål på VIRK:s behandling av dina uppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.

________________________

Denna Integritetspolicy antogs av Styrelsen 180530

Copyright 2021 Västsvenska Immaterialrättsklubben